I. Tujuan
- Usaha menghimpun seluruh pegawai guna mengatasi kemungkinan terjadinya bencana di lingkungan tempat kerja yang dapat membahayakan jiwa maupun aset kantor.
- Untuk menghindari timbulnya kepanikan dan mencegah tindakan-tindakan yang dapat menimbulkan kerugian yang lebih besar.
- Memberikan petunjuk kepada para petugas agar proses penanggulangan bencana dapat berjalan lancar, efektif, dan efisien.
II. Instruksi Kerja
A. Pencegahan
- Staf umum bagian pemeliharaan melakukan pengecekan peralatan sistem perlindungan bangunan gedung (Alat pemadam Api Ringan/APAR, Alat Pemadam Api Berat/APAB, sistem alarm kebakaran, hydrant halaman, pipa-pipa dan selang, sistem sprinkler otomatis, dan sistem pengendalian asap) secara berkala setiap 2 bulan sekali.
- Staf umum bagian pemeliharaan melakukan pengecekan secara berkala terhadap penanda jalur evakuasi berada pada posisi yang tepat setiap 6 bulan sekali.
B. Saat Terjadi Bencana/Tanggap Darurat
- Satuan Pengamanan/Sekuriti yang sedang bertugas atau piket melakukan proses persiapan penanganan bencana/tanggap darurat serta membunyikan alarm tanda darurat sebagai peringatan terjadi bencana/tanggap darurat.
- Satuan Pengamanan/Sekuriti yang sedang bertugas atau piket menginformasikan kepada Koordinator Sekuriti untuk menyampaikan kepada Kepala Subbagian (Kasubbag) Umum dan Teknologi Informasi (TI) bahwa terjadi bencana/tanggap darurat di kantor.
- Kasubbag Umum dan TI menginformasikan kepada Kepala Sekretariat Perwakilan bahwa terjadi bencana/tanggap darurat.
- Staf Umum dan TI bagian pemeliharaan mematikan aliran listrik pusat dan aliran listrik server serta mengamankan data yang penting.
- Kasubbag Umum dan TI atau Koordinator Satuan Pengamanan/Sekuriti menghubungi pihak terkait (Dinas Pemadaman Kebakaran dan Polisi) bahwa terjadi bencana/tanggap darurat di kantor jika diperlukan.
- Satuan Pengamanan/Sekuriti melakukan proses evakuasi dan penyelamatan jiwa dan barang di lingkungan kantor.
- Satuan Pengaman/Sekuriti memastikan bahwa:
a. Pegawai tidak panik saat mendengar informasi bencana/tanggap darurat.
b. Pegawai berjalan dengan cepat, tidak berlari.
c. Pegawai tidak membawa atau memakai barang-barang yang dapat menyulitkan pelaksanaan evakuasi.
d. Pegawai tidak turun menggunakan lift.
e. Apabila pegawai hendak membuka pintu, terlebih dahulu meraba dan merasakan kemungkinan dibalik pintu tersebut ada api atau tidak.
f. Pegawai menuruni tangga dengan cara berjajar berturut-turut sesuai lebar kapasitas tangga.
g. Apabila pegawai terperangkap dalam asap, agar bernapas pendek-pendek melalui hidung, sambil bergerak dengan cara merangkak, karena udara dibawah lebih dingin/sejuk.
h. Apabila pegawai terpaksa harus menerobos asap, agar menahan nafas, dan jika perlu memakai masker asap/escape hood. - Satuan Pengamanan/Sekuriti membawa pegawai dan barang ke titik kumpul atau assembly point.
- Satuan Pengamanan/Sekuriti memastikan keseluruhan jumlah pegawai di titik kumpul atau assembly point.
- Apabila terjadi bencana/ tanggap darurat berupa kebakaran:
a. Satuan Pengamanan/Sekuriti menggunakan APAR jika kebakaran tersebut adalah kebakaran ringan.
b. Satuan Pengamanan/Sekuriti dapat menggunakan hydrant jika kebakaran tersebut adalah kebakaran sedang dan/ atau besar. - Jika diperlukan, Satuan Pengamanan/Sekuriti memasang garis pengaman di kejadian bencana/tanggap darurat untuk proses olah Tempat Kejadian Perkara (TKP) dari pihak Kepolisian.